Problemas importantes de los planes de emergencias

Planear para emergencias y desastres es un requisito y una responsabilidad de los gobiernos y organizaciones. A pesar de los avances en materia de legislación y de la existencia de guías, los planes presentan problemas que seriamente limitan su efectividad en un momento de crisis. Si bien el objetivo ideal de un plan es reducir el riesgo e impacto generados por las amenazas (ej. terremoto, incendio, etc.), para muchas organizaciones, en la práctica, el objetivo es simplemente superar las auditorías.

Esto lleva a que se tienda a cumplir con el nivel más bajo requerido, no por mediocridad o descuido, sino porque compite con otras prioridades por tiempo y recursos, por falta conocimiento técnico de la persona encargada, por falta de interés institucional o porque es relativamente fácil persuadir al auditor cuando éste no tiene un nivel de entrenamiento adecuado. Es decir, se pueden cumplir los requisitos ya sea de manera superficial o de manera concienzuda y detallada. El nivel de profundidad está dado por el grado y veracidad del conocimiento utilizado por el encargado del plan acerca del riesgo (amenazas, vulnerabilidades y capacidades), sus consecuencias y el comportamiento humano; del compromiso y participación institucional e interinstitucional; de la calidad y cantidad de entrenamientos y ejercicios realizados; y la realimentación y actualización del plan entre otros.

En últimas, solo se sabrá si la preparación fue suficiente para enfrentar una emergencia cuando ésta ocurra y se realice un ejercicio sistemático y honesto de evaluación post-incidente. Antes, si bien los simulacros ponen a prueba el plan, éstos se diferencian de manera importante de la realidad al no poder simular todas las variables ni la complejidad entre sus interacciones. Además, su efectividad depende del realismo de las suposiciones sobre las que se construya y que incluya.

Uno de los principales problemas para la preparación ante emergencias y desastres es la falsa seguridad generada por la creencia de que tener un plan escrito es estar preparado. Éstos, si bien son muy importantes, son solo uno de los varios componentes de la preparación. Esta ilusión se conoce como el “Síndrome del Plan de Papel” (o “Síndrome del Plan Digital”), y lleva a la formulación de documentos estáticos, archivados, no puestos a prueba, no difundidos y por ende no funcionales durante una crisis. Se configura cuando los documentos no reflejan el proceso organizacional de planeación, no están soportados en recursos reales (humanos, físicos y financieros) para su implementación y no son construidos, validados, aceptados e interiorizados por aquellos que se espera lo pongan en práctica. Hay que recordar que el proceso de planeación es más importante que el plan, y el plan es la documentación de éste proceso.

Otro problema muy relacionado son los “Planes de Fantasía”. Este concepto se basa en estudios que han demostrar como fallan los planes de respuesta a emergencias, al comparar lo que éstos plantean con lo que realmente se ejecutó. Los planes de fantasía son documentos que no representan la realidad e involucran información equivocada y distorsiones perceptuales, por lo que hacen afirmaciones exageradamente optimistas e inviables acerca de cómo las organizaciones manejarían los riesgos. Esto ocurre porque no usan metodologías válidas que permitan conocer adecuadamente las características e implicaciones de las amenazas, vulnerabilidades y capacidades llevando a conjeturas o suposiciones superficiales; especifican con demasiado detalle las acciones a llevar a cabo en situaciones inciertas; evalúan los factores físicos, pero omiten los aspectos sociales y comportamentales; malinterpretan el significado de ciertos hallazgos, entre otros puntos que aportan a la fantasía.

Estos problemas no son aberrantes o inusuales, y son el resultado del trabajo de buenas personas, que se esfuerzan por planear ante situaciones inciertas e infrecuentes, y se enfrentan a diferentes presiones y a la apatía organizacional y social hacia el tema de las emergencias y desastres. Ahora bien ¿en tu lugar de trabajo, comunidad o familia los planes de emergencia son de fantasía?

Elaborado por:
Francisco Sarmiento 

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Referencias

  1. Auf der Heide, E. Disaster Response: Principles of Preparation and Coordination. 2000.
  2. Ben Hutchinson, Sidney Dekker, & Andrew Rae. Fantasy planning: the gap between systems of safety and safety of systems.
  3. Clarke, L., 1999. Mission Improbable: Using Fantasy Documents to Tame Disaster. University of Chicago Press.

 

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